För att du lätt skall kunna hantera din bokföring och dina underlag på ett och samma ställe har vi en funktion som kallas för dInbox. Dinbox innebär att du i e-bokföringen kan lagra dina underlag digitalt. Här nedan kan du läsa mer om hur du kommer igång med den funktionen.
I dInbox kan du enkelt ladda upp underlagen till din bokföring och det är också här du hanterar dina underlag och bokslutsdokument. dInbox ingår i programmet, och med hjälp av vår fotoapp kan du ladda upp och matcha verifikat.
Du kan välja att ladda upp underlagen via vår fotoapp eller direkt i datorn via dInbox. Appen hittar du i App Store (för iOS) eller Google Play (för Android), genom att söka på 'SpeedLedger'. Observera att om du har en nyare version av Android med stöd för 64 bits appar är det dessvärre inte möjligt att ladda ner appen utan bilderna får föras över till din dator för att där matchas i dInbox.
För att kunna utnyttja dInbox på ett så smidigt sätt som möjligt rekommenderar vi att du använder både telefonappen och dInbox i programmet. Appen hittar du i App Store (för iOS) eller Google Play (för Android), genom att söka på 'SpeedLedger'. Observera att om du har en nyare version av Android med stöd för 64 bits appar är det dessvärre inte möjligt att ladda ner appen utan bilderna får föras över till din dator för att där matchas i dInbox. dInbox finns inlagt på din startsida när du loggar in via datorn.
Vill du lägga till telefon eller surfplatta i dInbox kan du göra det under Appinställningar som du hittar i det högra hörnet när du loggat in i dInbox via datorn. För att lägga till en enhet behöver du då följa stegen nedan. Är du kund via någon annan bank än Swedbank och Sparbankerna och ännu inte aktiverat inloggning till bokföringen via mobilt BankID så loggar du in med din mail i appen.
Steg 1: Öppna appen i den telefon eller surfplatta du vill lägga till i dInbox, under Se och hantera dina underlag på datorn.
Steg 2: Namnge enheten. Det kan till exempel vara namnet på den person som skall kunna lägga till fotounderlag via appen.
Steg 3: Här kommer ni få en kod som ni använder för att logga in i appen via telefonen. För att lägga till koden i telefonen klickar du på Logga in med aktiveringskod i inloggningsmenyn när du öppnat Speedledgers fotoapp. När du angett koden kommer enheten att läggas till ovanför de tre stegen.
Vill du ta bort en enhet Klickar du på enheten i samma meny som du aktiverar enheter, och väljer Ta bort enhet.
Har du Swedbank och Sparbankerna följer du stegen ovan för att lägga till din enhet och får tillgång till telefonappen.
För att komma in på din organisation loggar du in som vanligt genom att skriva in din e-mail och lösenord. Har du Swedbank och Sparbankerna behöver du först aktivera din enhet via Appinställningar i dInbox. Läs mer om hur du gör det i avsnittet ovan.
Appen är uppdelad mellan Fota verifikation per underlag och Fota fristående underlag:
Programmet utgår hela tiden från dina redan bokförda händelser när du skall koppla underlag. När du väljer att Fota per verifikation kommer du få välja den bokförda händelse du vill fota underlaget till. Underlaget blir då automatiskt matchat till den verifikation du valt. När du matchat en verifikation mot ett underlag i appen kommer det att bli grönmarkerat och flyttas längst ned i listan.
När du väljer att Fota fristående underlag fotar du ett underlag som kommer att laddas upp till programmet, som sedan kan matchas via dInbox i programmet. Detta är smidigt om du till exempel gör ett inköp som du inte bokfört ännu. När inköpet sedan är bokfört kan du lätt matcha det till underlaget du fotat i dInbox.
För att komma in i dInbox klickar du på knappen Se och hantera dina underlag på e-bokföringens startsida. dInbox är uppdelad i två vyer: Verifikationer och Dina filer.
I vyn verifikationer visas dina redan bokförda händelser. Längst till höger ser du om verifikationerna är matchade till något underlag eller om de är omatchade. Är de omatchade kan du välja att matcha dem genom att klicka på Matcha till underlag:
Du kan då välja att antingen matcha mot ett redan uppladdat underlag, eller ladda upp ett nytt underlag att matcha verifikationen mot.
För att ladda upp ett nytt underlag till verifikationen i fråga kan du antingen klicka på Välj fil från datorn eller dra in filen i den här rutan:
Här kan du också välja att matcha fler underlag mot en verifikation, genom att klicka på verifikationen igen.
Under avsnittet Mina filer kan du istället matcha utifrån underlaget:
Här kan du också se:
- de underlag du laddat upp via telefonappen eller via datorn.
- verifikationerna för de matchade filerna
- bokslutsdokument
Du kan också välja att filtrera dina underlag på räkenskapsår eller verifikationer, om du vill ha en bild över hur en verifikation ser ut.
I vyn dina filer kan du också ändra vilket underlag en verifikation skall vara matchad mot, och även lägga till underlag som skall matchas till en specifik verifikation.
Vill du ta bort en matchning kan du välja när du tryckt på verifikationen. Du kan också ta bort en matchning av ett underlag i vyn Verifikationer, genom att klicka på verifikationen i fråga.
- dInbox utgår hela tiden från dina bokförda verifikationer. Detta innebär att du måste ha ett bokfört verifikat för att kunna koppla ett underlag till det. Arbetsgången blir smidigast om du först bokför dina händelser för en vissa period, och sedan loggar in i telefonappen och fotar av de kvitton du haft utlägg för. Samtidigt som händelsen ägt rum kan du fota underlaget och ladda upp det som fristående verifikation, som du sedan bokför och kopplar till den verifikation du precis bokfört i dInbox.
- Du kan också lägga till fler än en enhet till dInbox under Appinställningar. Detta kan underlätta hanteringen av underlag om företagets anställda handlar med till exempel företagskortet.
- De fakturor som skapats kan du som sagt också lägga in i dInbox och koppla till verifikat. Det kan vara en bra idé att lägga till dem i dInbox så fort du har skapat dem. Är det elektroniska fakturor (dvs. PDF-filer) laddar du upp dem under Dina filer, och matchar dem därifrån.
-
Lagen säger att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Enligt bokföringslagen (7 kap. 6 §) får räkenskapsinformation föras över från ett material (t.ex. papper) till ett annat (t.ex. ett maskinläsbart medium). Det är alltså möjligt att genom fotografering eller skanning överföra underlaget som tagits emot i pappersform till elektronisk form. Den mottagna handlingen (pappersdokumentet) får dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär alltså att du inte bara kan slänga dina pappersunderlag efter du laddat upp dem digitalt. Du måste spara pappersunderlagen i den form du fick dem i fyra år, om du överfört dem till digital form. Därefter kan du slänga den icke-digitala versionen av underlaget.
OBS! Fr o m den 1 juli 2024 slopas kravet om att spara pappersunderlag. Detta innebär att räkenskapsmaterial (t ex kvitton och fakturor) inte behöver bevaras i pappersform OM materialet finns digitaliserat. Riksdagens beslut finns att läsa här:
Avskaffat krav på bevarande av pappersunderlag
Spara dina matchade dokument i dInbox vid avslut
-
Logga in i dInbox ( via datorn inne i programmet, fungerar ej via mobilappen )
-
Klicka på dina filer
-
Klicka sedan på Exportera data i det nedre vänstra hörnet (det kan ta lite stund innan det händer något)
- Klicka på "länk 1" för att ladda ner filen. Filen innehåller alla dina matchade filer med minst 1 verifikation, sparade per räkenskapsår
Observera att det enbart går att exportera dina matchade filer, inte omatchade.
JAg har laddat upp ytterligare underlag efter deta att jag gjort en export och nu kan jag inte göra ytterligare en export med uppdaterade data. Hur gör man detta??
Per Wessberg
per.wessberg@gmail.com
Hej Per,
Tack för din fråga. Du får gärna skicka in din fråga samt vilket organisationsnummer det gäller till support@speedledger.se så kan vår tekniska support undersöka saken.
Vänligen
Pamela
Kommer ni att uppdatera appen så att den fungerar med moderna telefoner?
Min telefon är två år gammal. Men för ny för att använda appen. Vad händer?
Hej!
Våra utvecklare håller precis nu på att se över hur dINbox fungerar och även mobilupplevelsen.
Appen kommer därmed uppdateras men vi har i nuläget ingen tidsprognos för detta.
Mvh
Pamela