Interna hjälpcentret

Se och hantera underlag i dInbox

Artikeln uppdaterades

Inne i e-bokföringen kan du lagra dina underlag digitalt. Detta görs i vår digitala pärm, dInbox, som du hittar på startsidan i e-bokföringen. 

Ska_rmavbild_2017-10-04_kl._16.06.15.png

I dInbox kan du enkelt ladda upp underlagen till din bokföring och det är också här du hanterar dina underlag. dInbox ingår i programmet, och med hjälp av vår fotoapp kan du ladda upp och matcha verifikat. 

Du kan välja att ladda upp underlagen via vår fotoapp eller direkt i datorn via dInbox. Appen hittar du i Google Play (för Android) eller App Store (för iOS), genom att söka på SpeedLedger.  

Kom igång med dInbox ▾

För att kunna utnyttja dInbox på ett så smidigt sätt som möjligt rekommenderar vi att du använder både telefonappen och dInbox i programmet. Appen laddar du ner via Google Play (för android), eller via App Store om du har iOS, genom att söka på SpeedLedger. dInbox finns redan inlagt på din startsida när du loggar in via datorn.

Vill du lägga till telefon eller surfplatta i dInbox kan du göra det under Appinställningar som du hittar i det högra hörnet när du loggat in i dInbox. För att lägga till en enhet behöver du då följa stegen nedan. Är du kund via någon annan bank än Swedbank och sparbankerna loggar du in med din mail som vanligt.

Steg 1: Öppna appen i den telefon eller surfplatta du vill lägga till i dInbox.
 
Steg 2: Namnge enheten. Det kan till exempel vara namnet på den person som skall kunna lägga till fotounderlag via appen.

Steg 3: Här kommer ni få en kod som ni använder för att logga in i appen via telefonen. För att lägga till koden i telefonen klickar du på Logga in med aktiveringskod i inloggningsmenyn när du öppnat Speedledgers fotoapp. När du angett koden kommer enheten att läggas till ovanför de tre stegen.

Ska_rmavbild_2017-11-10_kl._13.50.24.png

Vill du ta bort en enhet Klickar du på enheten i samma meny som du aktiverar enheter, och väljer Ta bort enhet

Har du Swedbank och Sparbankerna följer du stegen ovan för att lägga till din enhet och får tillgång till telefonappen.

Matcha underlag i appen ▾

För att komma in på din organisation loggar du in som vanligt genom att skriva in din e-mail och lösenord. Har du Swedbank och Sparbankerna behöver du först aktivera din enhet via Appinställningar i dInbox. Läs mer om hur du gör det i avsnittet ovan.

Appen är uppdelad mellan Fota verifikation per underlag och Fota fristående underlag:

Asset_46.png

  

• Fota per verifikation ▾

Programmet utgår hela tiden från dina redan bokförda händelser när du skall koppla underlag. När du väljer att Fota per verifikation kommer du få välja den bokförda händelse du vill fotaunderlaget till. Underlaget blir då automatiskt matchat till den verifikation du valt. När du matchat en verifikation mot ett underlag i appen kommer det att bli grönmarkerat och flyttas längst ned i listan. 

• Fota fristående underlag ▾

När du väljer att Fota fristående underlag fotar du ett underlag som kommer att laddas upp till programmet, som sedan kan matchas via dInbox i programmet. Detta är smidigt om du till exempel gör ett inköp som du inte bokfört ännu. När inköpet sedan är bokfört kan du lätt matcha det till underlaget du fotat i dInbox. 

Matcha underlag i dInbox ▾

För att komma in i dInbox klickar du på knappen Se och hantera dina underlag på e-bokföringens startsida. dInbox är uppdelad i två vyer: Verifikationer och Dina filer

• Verifikationer ▾

I vyn verifikationer visas dina redan bokförda händelser. Längst till höger ser du om verifikationerna är matchade till något underlag eller om de är omatchade. Är de omatchade kan du välja att matcha dem genom att klicka på Matcha till underlag:

  Ska_rmavbild_2017-10-24_kl._09.31.16.png

Du kan då välja att antingen matcha mot ett redan uppladdat verifikat, eller ladda upp ett nytt underlag att matcha verifikationen mot. 

För att ladda upp ett nytt underlag till verifikationen i fråga kan du antingen klicka på Välj fil från datorn eller dra in filen i den här rutan:

Ska_rmavbild_2017-11-10_kl._13.54.29.png

 

Här kan du också välja att matcha fler underlag mot en verifikation, genom att klicka på verifikationen igen. 

• Dina filer ▾

Under avsnittet Mina filer kan du istället matcha utifrån underlaget:

Ska_rmavbild_2017-11-03_kl._10.35.33.png

Här kan du också se:

    • de underlag du laddat upp via telefonappen eller via datorn.
    • verifikationerna för de matchade filerna
    • bokslutsdokument 

Du kan också välja att filtrera dina underlag på räkenskapsår eller verifikationer, om du vill ha en bild över hur en verifikation ser ut.

I vyn dina filer kan du också ändra vilket underlag en verifikation skall vara matchad mot, och även lägga till underlag som skall matchas till en specifik verifikation.

Vill du ta bort en matchning kan du när du välja Ska_rmavbild_2017-09-20_kl._10.38.21.png när du tryckt på verifikationen. Du kan också ta bort en matchning av ett underlag i vyn Verifikationer, genom att klicka på verifikationen i fråga. 

Att tänka på ▾

    • dInbox utgår hela tiden från dina bokförda verifikationer. Detta innebär att du måste ha ett bokfört verifikat för att kunna koppla ett underlag till det. Arbetsgången blir smidigast om du först ser till att bokföra dina händelser för en vissa period, och sedan loggar in i telefonappen och fotar till exempel de kvitton du haft utlägg för. Samtidigt som händelsen ägt rum kan du fota underlaget och ladda upp det som fristående verifikation, som du sedan bokför och kopplar till den verifikation du precis bokfört i dInbox.
    • Du kan också lägga till fler än en enhet till dInbox under Appinställningar. Detta kan underlätta hanteringen av underlag om företagets anställda handlar med till exempel företagskortet. 
    • De fakturor som skapats kan du som sagt också lägga in i dInbox och koppla till verifikat. Det kan vara en bra idé att lägga till dem i dInbox så fort du har skapat dem. Är de elektroniska fakturor (dvs. PDF-filer) laddar du upp dem under Dina filer, och matchar dem därifrån.
    • Lagen säger också att du inte bara kan slänga dina underlag efter du laddat upp dem digitalt. Du måste spara underlagen i den form du fick dem i fyra år, om du överfört dem till digital form. Därefter kan du slänga den icke-digitala versionen av underlaget. Får du dock ett underlag i digital form redan från början, behöver du bara spara det, och alltså inte skriva ut det. 
Var denna artikel till hjälp?
1 av 1 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer