Interna hjälpcentret

Representation och gåvor

Artikeln uppdaterades

För att underhålla goda affärsförbindelser och/eller nöjda medarbetare kan företag bekosta olika aktiviteter eller gåvor. Detta kallas för representation.  

Oavsett vilken typ av representation det är så måste utgiften ha ett omedelbart samband med din verksamhet för att det ska klassas som representation. 

Representation 2017 ▾

Kostnaden 

  • Kostnaden för representationsmåltider som lunch, middag, supé och annan förtäring är inte avdragsgilla
  • Kostnader som avser förfriskningar och enklare förtäring av mindre värde är däremot avdragsgilla

Momsen

  • Du får göra avdrag för hela eller delar av momsbeloppet på utgifter för representationsmåltider där kostaden är högre än vad som kan räknas som mindre värde (enklare förtäring). 

Bokföringskonton

  • 6071 Representation, avdragsgill
  • 6072 Representation, ej avdragsgill
  • 2641 Ingående moms

Här kan du läsa mer på Skatteverkets hemsida: Skatteverket representation 2017

Klicka på det exempel du vill läsa mer om

Enklare förtäring - 2017 ▾ 

Med enklare förtäring menas förfriskningar och annan förtäring av mindre värde som inte kan anses vara en måltid. Det kan exempelvis vara kaffe, te, bullar, frukt och alkoholfri dryck. En enklare smörgås är också okej så länge den inte ersätter en måltid.

Har du bjudit på enklare förtäring får du göra avdrag med 60 kronor exklusive moms per person och bokför kostnaden på konto 6071 Representation, avdragsgill och momsen på 2641 Ingående moms. 

Exempel - kaffe & kaka

Konsultbolaget AB har i samband med en affärsförhandling köpt kaffe och kaka till fem personer för totalt 224 kronor inklusive moms. Enligt kvittot har säljaren tagit ut 12 procent moms vilket innebär 24 kronor totalt (10,71% av 224 kr). Beloppet exklusive moms uppgår således till 200 kronor, alltså 40 kronor exklusive moms per person. 

Eftersom detta handlar om enklare förtäring så bokförs händelsen såhär:

Kvitto med samma momssats - 2017 ▾

Exempel 1 - Frukostmöte

Lägre kostnad än 300 kr exklusive moms per person

Frukostbolaget AB har i samband med en affärsförhandling bjudit två nyblivna kunder på frukostbuffé för totalt 672 kronor inklusive moms. Restaurangen har tagit ut moms med 12 procent vilket innebär 72 kronor totalt (10,71 % av 672 kr). Beloppet exklusive moms uppgår således till 600 kronor, alltså 200 kronor exklusive moms per person.

En frukostbuffé för 200 kronor exklusive moms per person kan inte ses som en enklare förtäring och därför är kostnaden inte heller avdragsgill. Däremot är momsen avdragsgill eftersom kostnaden exklusive moms per person är lägre än beloppsgränsen på 300 kronor exklusive moms per person.  

Under förutsättning att utgiften för representationen har ett omedelbart samband med verksamheten har Frukostbolaget AB rätt att göra avdrag för hela momsbeloppet på 72 kronor. 

Såhär ser bokföringen ut: 

 

Kvitto med olika momssatser - 2017 ▾

Om kvittot innehåller flera olika momssatser så kan du antingen räkna ut momsavdraget med schablon eller proportionering. Vi rekommenderar att du använder dig av schablonen, den är enklast! 

Exempel 1 - uträkning med schablon

Middag med vin och starköl – tillämpning av en schablon

Webbutiken AB har i samband med en affärsförhandling bjudit tre personer på middag för totalt 1 758 kronor inklusive moms. Kostnaden för mat är 900 kr exklusive moms och kostnaden för vin och starköl är 600 kr exklusive moms. Restaurangen har tagit ut moms med totalt 258 kronor (12 % på 900 kr och 25 % på 600 kr).

En middag kan inte ses som en enklare förtäring och därför är kostnaden för middagen inte heller avdragsgill. Eftersom kostnaden är högre än beloppsgränsen på 300 kr exklusive moms per person så begränsas momsbeloppet enligt schablon till 46 kronor per person vilket innebär 138 kronor för tre personer. 

Såhär ser bokföringen ut: 

Exempel 2 - uträkning utifrån faktisk kostnad (proportionering)

Middag med vin och starköl - fördelning utifrån faktiska kostnader

Samma förutsättningar som i exempel 1 men Webbutiken AB vill inte använda schablonen vid beräkning av avdraget för moms. Webbutiken väljer istället att beräkna avdraget utifrån de faktiska kostnaderna exklusive moms för mat respektive vin och starköl. 

Enligt kvitto

Total kostnad inklusive moms: 1 758 kr inklusive moms

Momsbelopp: 258 kr 

Total kostnad exklusive moms: 1 500 kr exklusive moms

Kostnad för mat: 900 kr exklusive moms

Kostnad för alkoholhaltig dryck: 600 kr exklusive moms

Uträkning

Av den totala kostnaden exklusive moms avser 60 procent (900/1500) mat och 40 procent (600/1500) vin och starköl. Avdrag för moms kan medges med högst momsen på ett underlag som uppgår till 900 kr exklusive moms (300 kr x 3). Av detta belopp ska 540 kr (60 % av 900 kr) anses avse mat och 360 kr (40 % av 900 kr) anses avse vin och starköl. Bolaget har därför avdragsrätt för moms med 12 % på 540 kr och 25 % på 360 kr, alltså totalt med 154,80 kr.

Såhär ser bokföringen ut: 

 Representation 2016 ▾

Skatteverket har på sin hemsida en uträknare där du fyller i uppgifterna på ditt kvitto och sedan beräknas resultatet efter den metod som ger dig störst avdrag. 

Länk: Skatteverkets uträknare för representation före 2017 

Klicka på respektive representation för att läsa mer och se bokföringsexempel. 

Extern representation - 2016 ▾

Extern representation riktar sig till utomstående personer med koppling till företaget. Exempel på dessa utgifter kan vara en frukost, fika, lunch, middag, teaterbiljetter, idrottsevenemang eller greenfeeavgift vid golf.

För att extern representation ska vara avdragsgill måste det finnas ett syfte till att upprätthålla eller inleda en affärsförbindelse. Tänk också på att du behöver anteckna vilka som varit med vid representationstillfället och i vilket syfte du har haft representationen!

Bokföringskonton du använder:

  • 6071 Representation, avdragsgill 
  • 6072 Representation, ej avdragsgill

Exempel 

Du träffar en kund sent en fredag eftermiddag och ert affärsmöte drar ut på tiden så du bjuder du med kunden på en restaurang i närheten av kontoret. Ni delar på en charktallrik och din kund tar en öl. Själv tar du ett glas vin.

Vi fyller i siffrorna från kvittot i Skatteverkets momsuträknare och får fram följande: 

Betalningen drogs från ditt företagskonto och du bokför kostnaden i autokonteringen. Vi klickar på Mer > Avancerad kontering och bokför såhär:

Tänk på att du inte kan autofördela momsen. Du fyller istället i precis samma summor som du får fram på Skatteverkets hemsida. Om du ändra inställningen på konto 6071 och 6071 så att det inte kommer med en momskod, det gör du via Anpassa > Kontoplan. Klicka på kontot och välj Använda moms: Aldrig.  

Intern representation - 2016 ▾

Intern representation riktar sig till företagets anställda. Det kan vara personalfester eller informationsmöten, konferens, intern utbildning av personal eller kick-off. Personalfester får inte förekomma mer än två gånger per år för att vara avdragsgilla. En konferens ska ha ett program som omfattar minst 6 timmar per dag för att vara avdragsgill. Samma regler för beloppsramar gäller här som för extern representation.

Bokföringskonton du använder: 

  • 7631 Personalrepresentation, avdragsgill
  • 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill 

Exempel

Du har medarbetarsamtal med en anställd och eftersom denne gjort ett så bra jobb senaste året passar du på att bjuda på lunch samtidigt. Ni tar en varsin dagens på thairestaurangen i närheten av kontoret. 

Vi fyller i siffrorna från kvittot i Skatteverkets momsuträknare och får fram följande: 

Betalningen drogs från ditt företagskonto och du bokför kostnaden i autokonteringen. Vi klickar på Mer > Avancerad kontering och bokför såhär:

Tänk på att du inte kan autofördela momsen. Du fyller istället i precis samma summor som du får fram på Skatteverkets hemsida. Om du ändra inställningen på konto 7631 och 7632 så att det inte kommer meden momskod, det gör du via Anpassa > Kontoplan. Klicka på kontot och välj Använda moms: Aldrig.  

Kringkostnader vid personalfest

För kringkostnader vid personalfest, till exempel hyra av bord och stolar eller utgifter för musikunderhållning, kan du få avdrag med högst 180 kronor exklusive moms per person och tillfälle.

Gåvor till anställda ▾

Gåvor från arbetsgivaren till Skattefria gåvor till anställda bokför du på konto 7631 Personalrepresentation, avdragsgill.

Skattepliktiga gåvor till anställda bokför du på konto 7699 Övriga personalkostnader.

Vilka regler som gäller för olika gåvor kan du läsa mer om på Skatteverkets hemsida.

Gåva till kund ▾

Gåvor till kunder delas upp i Reklamgåvor och Representationsgåvor. Avdragsgilla kostnader medges för reklamgåvor och representationsgåvor med högst 180 kr exklusive moms per person.

En reklamgåva skall vara av obetydligt värde och vara en produkt i givarens verksamhet eller innehålla reklam för givarens verksamhet. Reklamgåvor kan exempelvis vara varor som säljs av givaren, handdukar, nyckelringar, pennor, musmattor och brevpapper med givarens logotyp på.

Representationsgåva kan till exempel vara biobiljetter, blommor, chokladask eller vinflaska och lämnas för att bibehålla eller inleda en relation till kund eller leverantör utan krav eller förväntningar på en ökad försäljning. Här är gränsen hårfin och gåvan kan lätt uppfattas som en muta istället. Därför är det lämpligt att hålla sig till ringa belopp.

Representationsgåvor är inte avdragsgilla vid personliga högtidsdagar eller vid inköp av blommor till en begravning hos ett kundföretag.

Bokföringskonton du använder: 

  • 5961 Reklamgåva, avdragsgilla
  • 5962 Reklamgåva, ej avdragsgilla
  • 6073 Representationsgåva, avdragsgill
  • 6074 Representationsgåva, ej avdragsgill

Samtliga regler kan du läsa mer om på Skatteverkets hemsida

Var denna artikel till hjälp?
0 av 0 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer