För föreningar som använder IdrottOnline finns det en smidig koppling till Swedbank e-bokföring. Du importerar enkelt föreningens medlemmar från IdrottOnline och kan sedan på ett smidigt sätt fakturera direkt ifrån e-bokföringen.
Grundförutsättningar
För att kopplingen ska fungera behöver föreningen vara registrerad både i Swedbank e-bokföring och IdrottOnline med samma organisationsnummer. Det är endast ordförande och kassör med fullständiga rättigheter i IdrottOnline som har möjlighet att administrera föreningens avgifter.
Inställningar
Klicka på följande länkar för att läsa mer om respektive inställning.
För att kunna hantera avgifter i e-bokföringen börjar du med att lägga till medlemmar, skapa grupper och/eller familjer samt avgifter och eventuella rabatter i IdrottOnline.
I IdrottOnlines servicecenter kan du läsa mer om hur du administrerar dina medlemmar och grupper.
I e-bokföringen börjar du med ställa in dina kundfakturor så att de synkroniseras med IdrottOnline.
Gå till Inställningar > Inställningar för kundfaktura.
Ange vilket fakturanummer du vill att nästa kundfaktura ska få. Du behöver även ange en nummerserie för offerter och avier.
Aktivera funktionen Synkronisera kundregister med RF genom att bocka i rutan. Om föreningen bokför enligt faktureringsmetoden aktiverar du också funktionen OCR-nummer.
Importera medlemmar
Du importerar dina medlemmar från IdrottOnline till e-bokföringen i Fakturering > Kundregister. Klicka på knappen RF IdrottOnline för att starta importen.
Dina medlemmar finns nu i e-bokföringens kundregister. Observera att all hantering av medlemmar, som exempelvis byte av adress eller avgift, ska alltid ske i IdrottOnline och inte i e-bokföringen.
Fakturering
Klicka på följande länkar för att läsa mer om respektive avsnitt.
Efter att du importerat medlemmarna kommer varje avgift i IdrottOnline att bli en grupp i e-bokföringen. Vilka faktureringsgrupper som tillkommit i e-bokföringen ser du i Kundfakturering > Grupper. Där ser du även vilka medlemmar som finns i respektive grupp (avgift).
Till varje grupp behöver du koppla en fakturamall som talar om vilken avgift medlemmarna i varje grupp ska betala. Fakturamallarna skapar du i Kundfakturering > Gruppfakturering, klicka på Ny fakturamall.
Om du bokför enligt faktureringsmetoden klickar du på Mer för att ange vilket bokföringskonto som försäljningen ska bokföras på.
Du skapar dina fakturor i Kundfakturering > Gruppfakturering. Markera de fakturamallar du vill fakturera och fyll sedan i fakturadatum, förfallodatum samt om du vill ha något meddelande på fakturan.
Klicka på knappen Skapa fakturor av valda mallar för att skapa fakturorna.
Om en medlem finns i flera valda faktureringsgrupper får denne en faktura som innehåller alla sina avgifter.
Inbetalning
Matchningen av inbetalning och kundfaktura sköter programmet automatiskt i e-bokföringen om du bokför enligt faktureringsmetoden. Om du bokför enligt kontantmetoden matchar du inbetalningen mot korrekt faktura i e-bokföringens autokontering, Bokföring > Autokontering.
Återkopplingen till Betalstatus från SpeedLedger till IdrottOnLine har inte fungerat under hela 2020!
När kommer detta vara åtgärdat?