Registrera leverantörsfakturor och skicka betalningar (enbart SEB)

För att registrera en ny leverantörsfaktura går du till Betalningar > Leverantörsfaktura och klickar på knappen "Lägg till faktura".

Här matar du in leverantörsfakturans uppgifter:

Leverantör - du kan antingen välja mellan att söka upp en befintlig leverantör (om du skickat betalning till leverantören tidigare eller skapa en ny genom att klicka på knappen Skapa ny*. 

Fakturadatum - Det datum som fakturan är utställd

Förfallodatum - Det datum som fakturan förfaller

Summa - Fakturans belopp i SEK

OCR eller meddelande:

Om fakturan har ett OCR nummer så väljer du OCR och lägger in numret

Om fakturan inte har OCR väljer du meddelande. Då kommer rutan för meddelande säga "Faktura" och de siffor som läggs in i rutan Fakturanummer fylls på efter ordet "Faktura" (det är möjligt att ta bort ordet faktura vid behov)

Fakturanummer - Endast för referensändamål, kommer inte användas för betalning 

 

* = när du skapar en ny leverantör lägger du in namn på leverantören, väljer Bankgiro eller Plusgiro och lägger in bank- eller plusgironummer (anges med bindestreck men utan eventuella mellanslag):

 

I vyn Leverantörsfakturor kan du se de fakturor som du har lagt in samt dess status. Det finns följande status:

Obetald - Betalning har ännu inte skickats till banken. Fakturan kan inte ändras men den kan raderas genom att klicka på de tre punkterna ute till höger och välja "Radera fakturan".

Under bet. - Betalning har skickats till banken men betaldatum har ännu inte passerat. det är möjligt att avbryta betalningen genom att klicka på de tre punkterna ute till höger och välja "Avbryt betalning".

Betald - Betalning har skett i banken. 

Förfallen - Fakturans förfallodatum har passerat. Kan dock skickas till betalning genom att välja betaldatum efter förfallodatum. Fakturan kan raderas genom att klicka på de tre punkterna ute till höger och välja "Radera fakturan".

Nekad - Betalningen skickades till banken men kunde inte genomföras pga exempelvis för lite medel eller att betaldatum ändrats i banken.

Om du vill se samtliga leverantörsfakturor med samma status klickar du på den lilla figuren till höger om Status i menyn och väljer vilken/vilka status du vill se:

Det är även möjligt att sortera på Fakturanr, Leverantör, Fakturadatum, Förfallodatum eller Belopp:

 

 

Innan du kan börja skicka betalningar till banken behöver du besvara några frågor om kundkännedom till vår partner Open Payments*. Kundkännedomsprocessen behöver enbart göras en gång per organisation och ska göras av firmatecknaren.

Om kundkännedomen inte öppnas kan det vara så att pop-up fönster blockerats i webbläsaren, tillåt den i sådana fall. 

När du svarat på frågorna och skrivit under med BankID bekräftar du detta genom att klicka på Bekräfta.

 

Om du inte redan aktiverat bankkoppling via vår tredjepartsleverantör Open Payments behöver du göra detta i Autokonteringen. Mer om detta kan du läsa här: Ge medgivande SEB. 

När du gett medgivande kommer nya bankhändelser överföras per automatik till autokonteringen flera gånger per dygn, utan att du behöver hämta med mobilt BankID.

 

För att skicka betalning/ar till banken klickar du på knappen "Betala".

Steg 1:

Välj det bankkontot som du vill att betalningen/arna ska ske ifrån.

Till skillnad från kundkännedom som enbart behöver göras en gång per organisation så behöver varje enskild person som ska skicka betalningar första gången verifiera sig med BankID/ge medgivande till Open Payments (den person som gett medgivande i Autokonteringen behöver inte verifiera sig). 

 

Steg 2:

Välj den eller de fakturor som du vill skicka till betalning genom att bocka i rutan till vänster om fakturan. Betaldatumet som visas är per automatik fakturans förfallodag men det är möjligt att ändra detta när fakturan markerats till betalning. Klicka i rutan för betaldatum och välj datum i kalendern:

Godkänn betalningen/arna med mobilt BankID. När det är gjort får du en bekräftelse på att betalnineg/arna är registrerade i banken:

 

 

*Vad är Open Payments?

Vi använder oss av en tredjepartsleverantör för att skicka betalningsuppdrag till banken. Leverantören heter Open Payments. Kundkännedomsprocessen som du behöver göra är en del i det som heter Know Your Customer (KYC), vilket är något som måste göras för att du skall kunna använda deras tjänst. 

 

När du skickat betalningar till banken kommer dessa transaktioner hamna i autokonteringen. Om du har kontantmetoden så kommer transaktionen visas under Bankkontohändelser när betaldatum har passerat och om du har faktureringsmetoden så kommer transaktionen visas under Kommande händelser. 

Vi rekommenderar att samtliga betalningar av leverantörsfakturor sker via SpeedLedger så att de kan bokföras under Kommande betalningar. Detta eftersom att eventuella leverantörsbetalningar som läggs upp inne i banken inte visas under Kommande betalningar utan visas under Bankkontohändelser när betaldatum har passerat. Du som har faktureringsmetoden behöver då tänka på att bokföra dina leverantörsfakturor som typ L samt ange fakturadatum på leverantörsfakturan så att kostnad och eventuell moms bokförs på korrekt datum/i korrekt momsperiod. 
Övriga betalningar som läggs upp via banken, som t ex överföringar mellan konton, utlandsbetalningar och autogiro hamnar i autokonteringen under Bankkontohändelser när betaldatum har passerat, både för kontantmetoden och faktureringsmetoden.

Om en kommande betalning (faktureringsmetoden) ändrats eller nekats så hamnar den i sektionen "Borttagna/Ändrade betalningar" i autokonteringen. Du behöver klicka Ok för att nollställa verifikationen där leverantörsskulden bokades upp, se nedan exempel:

När du bokfört en leverantörsfaktura som typ L under Kommande händelser så uppdateras leverantörsreskontralistan med denna faktura. Leverantörsreskontralistan visar samtliga bokförda obetalda leverantörsfakturor. När betalning skett i banken och betalningsjournalen godkänts i autokonteringen så försvinner den betalda leverantörsfakturan från listan. Leverantörsfakturan tas även bort från listan om betalningen ändrats/nekats och verifikationen för leverantörsskulden nollställts.

Mer om leverantörsreskontralistan kan du läsa här: Leverantörsreskontralista

 

- Det är enbart möjligt att göra betalningar till Bankgiro eller Plusgiro och enbart i SEK. Andra betalningar såsom överföringar mellan bankkonton och utlandsbetalningar är inte möjligt att registrera i SpeedLedger utan behöver registreras i banken.