För att du enkelt skall kunna hantera din bokföring och dina underlag på ett och samma ställe har vi en funktion i programmet som innebär att du kan koppla underlag till en verifikation direkt när du bokför i Autokonteringen samt i Egna utlägg. Funktionen för underlagshantering ingår i programmet.
Det går även att ladda upp digitala underlag, se matchade underlag samt matcha underlag till en befintlig verifikation. Detta görs i menyvalet Underlag.
Om du behöver fota underlag kan du göra det i mobilen eller surfplattan. Underlaget laddas då upp i underlagshanteraren och kan kopplas till en verifikation direkt när du bokför i Autokonteringen eller Egna utlägg, alternativt kopplas till en befintlig verifikation.
Matcha underlag direkt i Autokonteringen och Egna utlägg ▾
Du kan koppla ett underlag direkt när du bokför, både i Autokonteringen och i Egna utlägg. Det går bra att koppla underlaget antingen före händelsen bokförs eller efter att händelsen har bokförts (fått sitt verifikationsnummer).
För att koppla en bankkontohändelse i Autokonteringen till ett eller flera underlag klickar du på + tecknet:
Därefter väljer du mellan att ladda upp ett nytt underlag eller redan uppladdat underlag i listan. Det går att söka på Leverantör, Typ av underlag (kvitto, faktura eller övrigt) och Fakturadatum (från/till). Markera det eller de underlag som du vill koppla till verifikationen och bekräfta med att klicka på Spara.
Det är även möjligt att använda sig av sk Drag and drop. Du klickar då på underlaget i utforskaren på datorn, drar det och släpper det därefter i fältet "Valda underlag". Det går bra att markera och dra flera underlag samtidigt.
Om Spara knappen inte är synlig betyder det att du är inzoomad i webbläsaren, du behöver då zooma ut för att Spara knappen ska bli synlig.
För att koppla ett eget utlägg till ett eller flera underlag klickar du på + tecknet:
Därefter väljer du mellan att ladda upp ett nytt underlag eller redan uppladdat underlag i listan. Det går att söka på Leverantör, Typ av underlag (kvitto, faktura eller övrigt) och Fakturadatum (från/till). Markera det eller de underlag som du vill koppla till verifikationen och bekräfta med att klicka på Spara. Det är även möjligt att använda sig av sk Drag and drop. Du klickar då på underlaget i utforskaren på datorn, drar det och släpper det därefter i fältet "Valda underlag". Det går bra att markera och dra flera underlag samtidigt.
Om Spara knappen inte är synlig betyder det att du är inzoomad i webbläsaren, du behöver då zooma ut för att Spara knappen ska bli synlig.
För att ladda upp ett nytt underlag när du är inloggad på en dator går du till Underlag > Hantera underlag > och klickar på Ladda upp underlag:
Det är möjligt att ladda upp flera filer åt gången (maxstorlek per fil är 5MB) och de filformat som stöds är .pdf, .jpeg/jpg och .png.
När underlaget laddats upp visas en förhandsvisning av underlaget och du har även möjlighet att ändra namn på leverantör, typ av dokument, belopp och fakturadatum om till exempel informationen inte tolkats korrekt när underlaget lästes in. För att ändra klickar du på de tre punkterna längst till höger på raden och väljer "Ändra underlag".
Via de tre punkterna kan du även välja "Öppna underlaget i ny flik" eller "Ladda ner underlaget":
Om du vill få en förhandsvisning av ett redan uppladdat underlag klickar du på raden för det underlag du vill se. Det underlag som förhandsvisas har symbolen av ett öga till vänster om de tre punkterna.
Observera att om underlaget innehåller mer än en sida visas enbart första sidan i förhandsgranskningen. Om du vill se samtliga sidor behöver du öppna underlaget i ny flik.
Det finns tre typer av underlag:
Faktura Kvitto Övrigt (ex kontoutdrag, bokslutsunderlag mm)
I vyn Hantera underlag kan du välja hur många underlag som du vill ska visas per sida. Valen som finns är 10, 20, 30 eller 40:
Matcha verifikation till underlag (dator) ▾
Om du vill koppla underlag till en bokförd verifikation kan du göra detta via Underlag > Matcha verifikationer. I denna vy visas dina bokförda verifikationer i det aktiva räkenskapsåret. Du kan välja om du vill se verifikationer med matchat underlag, verifikationer utan matchat underlag eller både och. Vill du se matchade verifikationer bockar du i rutan "Med underlag" och lämnar rutan för "Utan underlag" tom. Om du vill se omatchade verifikationer gör du tvärtom.
Här kan du söka på verifikationsnummer, verifikationstext och datum (måste vara inom det aktiva räkenskapsåret). Längst till höger ser du om verifikationen är matchad till något underlag eller om den är omatchad. Matchad verifikation visas med en liten bild och omatchad med ett + tecken.
För att koppla ihop en verifikation med ett eller flera underlag klickar du på + tecknet:
Därefter väljer du mellan att ladda upp nytt underlag eller välja ett/flera redan uppladdat underlag i listan. Här kan du söka på Leverantör, Typ av underlag (kvitto, faktura eller övrigt) och Fakturadatum (från/till). Markera det eller de underlag som du vill koppla till verifikationen och bekräfta med att klicka på Spara.
Det är även möjligt att använda sig av sk Drag and drop. Du klickar då på underlaget i utforskaren på datorn, drar det och släpper det därefter i fältet "Valda underlag". Det går bra att markera och dra flera underlag samtidigt.
Om Spara knappen inte är synlig betyder det att du är inzoomad i webbläsaren, du behöver då zooma ut för att Spara knappen ska bli synlig.
• Ändra/lägga till kopplat underlag till redan matchad verifikation ▾
Om du vill ändra eller lägga till underlag till en redan matchad verifikation går du till Underlag > Matcha verifikationer, bocka i rutan "Med underlag" (om den inte redan är ibockad) och sök upp den aktuella verifikationen. Här kan du söka på verifikationsnummer, verifikationstext och datum (måste vara inom det aktiva räkenskapsåret). Klicka på bildikonen ute till höger för att komma till uppladdade underlag där du kan se vilket/vilka underlag som är kopplat till verifikationen.
För att ändra kopplat underlag bockar du ur rutan för det underlag som var kopplat sedan tidigare och bockar därefter i rutan för det/de underlag som du vill koppla till verifikationen. Om du enbart vill koppla ytterligare underlag till det som redan var kopplat bockar du i det/de underlag som du vill koppla till verifikationen. Du kan även välja att ladda upp nytt underlag. Bekräfta med att klicka på Spara.
Om Spara knappen inte är synlig betyder det att du är inzoomad i webbläsaren, du behöver då zooma ut för att Spara knappen ska bli synlig.
• Ta bort kopplat underlag till redan matchad verifikation ▾
Om du vill ta bort ett kopplat underlag till en redan matchad verifikation går du till Underlag > Matcha verifikationer, bocka i rutan "Med underlag" (om den inte redan är ibockad) sök upp den aktuella verifikationen. Här kan du söka på verifikationsnummer, verifikationstext och datum (måste vara inom det aktiva räkenskapsåret). Klicka på bildikonen ute till höger för att komma till uppladdade underlag där du kan se vilket/vilka underlag som är kopplat till verifikationen. För att ta bort kopplat underlag bockar du ur rutan för det underlag som var kopplat, alternativt klicka på krysset under "Valda underlag" där underlaget visas:
Klicka på Spara och bekräfta därefter att du vill ta bort kopplingen till underlaget genom att svara Ja på frågan som kommer upp:
Om Spara knappen inte är synlig betyder det att du är inzoomad i webbläsaren, du behöver då zooma ut för att Spara knappen ska bli synlig.
Fota underlag i mobilen eller surfplatta ▾
Öppna upp webbläsaren och gå till speedledger.se*. Logga in på ditt konto och välj organisation.
Klicka på "Starta kameran" för att fota underlaget:
Eventuellt kan du behöva tillåta att kameran används:
När du tagit bild på kvittot kan du välja att antingen ta om fotot eller ladda upp fotot:
Om du väljer att ladda upp fotot så bekräftas detta med en text som säger "Fotot har laddats upp":
Fotot laddas upp till underlagshanteraren som du hittar under Underlag > Hantera underlag i programmet.
Observera att om du har Hantera underlag öppet på datorn behöver du ladda om sidan för att se fotot i listan över uppladdade underlag. Fotounderlaget kan antingen kopplas till en transaktion när den bokförs i Autokonteringen eller Egna utlägg eller matchas med en befintlig verifikation via Underlag > Matcha verifikation.
* = Det är möjligt att lägga till speedledger.se på hemskärmen. Du kan du göra detta genom att klicka på symbolen som du hittar när du ska logga in på speedledger.se:
Om du inte får upp alternativet på bilden ovan går det även bra att lägga till speedledger.se på hemskärmen. Beroende på vilken mobil du har så ser processen annorlunda ut. Här nedan är två exempel på hur det kan se ut.
Det kan se ut så här (Iphone):
Det kan även se ut så här (Android):
Det är möjligt att gå vidare till bokföringen genom att klicka på "Gå vidare till bokföringen". Observera dock att SpeedLedger inte är mobilanpassad så vi rekommenderar att man inte bokför i mobilen.
-
- De filformat som stöds är .pdf, .jpeg/jpg och .png. Maxstorlek per fil är 5MB.
- Det är inte möjligt att radera ett uppladdat underlag.
-
Om du är inzoomad i webbläsaren kan vissa knappar döljas. Du behöver då
zooma ut. - Drag and drop kan användas när man kopplar underlag till verifikation i Autokonteringen, i Egna utlägg samt i Underlag > Matcha verifikationer.
- Nollställda eller korrigerade verifikationer visas med belopp 0,00kr i Matcha verifikationer. Dessa behöver inte matchas med något underlag.
- Om ett uppladdat underlag innehåller mer än en sida visas enbart första sidan i förhandsgranskningen. Om du vill se samtliga sidor behöver du öppna underlaget i ny flik.
- De kundfakturor som skapats i SpeedLedger kan laddas upp och kopplas till verifikation. När du bokför inbetalning för en kundfaktura som skapats i programmet kan du koppla kundfakturan/orna till verifikationen. Tänk på att du först behöver ladda ner kundfakturan/orna som pdf i Fakturering > Hantera fakturor.
-
Lagen säger att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Enligt bokföringslagen (7 kap. 6 §) får räkenskapsinformation föras över från ett material (t.ex. papper) till ett annat (t.ex. ett maskinläsbart medium). Det är alltså möjligt att genom fotografering eller skanning överföra underlaget som tagits emot i pappersform till elektronisk form.
Sedan 1 juli 2024 är kravet om att spara pappersunderlag slopat. Detta innebär att räkenskapsmaterial (t ex kvitton och fakturor) inte behöver bevaras i pappersform OM materialet finns digitaliserat. Riksdagens beslut finns att läsa här:
Avskaffat krav på bevarande av pappersunderlag
Kommentarer