När du byter räkenskapsår kan det uppstå en hel del olika situationer. Ett exempel på detta är att du har kostnader som du betalt för i år, men som skall gälla nästa år. Du kan också få in pengar i förväg, där intäkten skall ligga nästa år. Dessa typer av händelser kallas upplupna kostnader och intäkter, och förutbetalda intäkter och kostnader. Dessa kan behöva periodiseras när du byter räkenskapsår.
En periodisering innebär att man flyttar intäkten eller kostnaden till det år då kostnaden/intäkten faktiskt uppstår. Enligt K2 regelverket så finns det en förenklingsregel som säger att man inte behöver periodisera inkomster och utgifter som var för sig understiger 5 000 kr ex moms. Detta betyder dock inte att man kan dela upp sin fakturering för att understiga beloppet, utan man tittar på varje händelse för sig. Utöver detta måste man även ta hänsyn till väsentlighetsprincipen som säger följande:
"Enskilda poster ska vidare bedömas mot bakgrund av andra liknande uppgifter eller poster. Det innebär t.ex. att även om några enskilda uppgifter var för sig inte är väsentliga så kan de ändå vara väsentliga om de sammantagna ger en annan bild av företaget och därmed också påverkar användares beslut"
Detta innebär att även om man skall bedöma varje enskild inkomst/utgift för sig, så måste man även ta hänsyn till totalen för att avgöra om den påverkar företagets resultat väsentligt.
Återkommande utgifter, det vill säga kostnader som uppstår varje år, behöver inte periodiseras förutsatt att beloppet inte skiljer sig mer än 20% mellan åren.
Viktigt att notera är att momsen alltid ska bokföras när du får in/utbetalningen, om det inte finns speciella regler kring hur den skall hanteras.
En upplupen kostnad uppstår till exempel när du får en faktura i efterskott. Ibland blir summorna så pass stora att man vill, eller måste, lägga dem på rätt räkenskapsår. Det kan exempelvis gälla löner, konsulttjänster, och ibland varor och material. Detta uppstår i det fall du får en tjänst/vara/liknande i år, men betalningen kommer gå ut nästa år.
Ett ganska vanligt förekommande exempel på detta är att du anlitar en redovisningskonsult vid bokslut. Detta görs efter det att året slutat (dvs. nästkommande räkenskapsår), men kostnaden skall tillhöra året. Här nedanför går vi igenom ett exempel kring detta.
Det första som händer är att du lägger upp en uppskattad kostnad för redovisningstjänsterna. I just det fall det är för redovisning/bokslutshjälp brukar man lägga upp en uppskattning, eftersom kostnaden uppstår i det räkenskapsår man gör bokslut för. Denna kontering görs i det räkenskapsår som ska avslutas och kan till exempel se ut såhär:
OBS! Summan ska vara utan moms.
När bokslutet sedan är klart och du vet om vad den faktiska kostnaden blev får du en faktura från personen som hjälpt dig med bokslutet. Här vet du vad den faktiska kostnaden blev. Du kan också se att kostnaden blev högre än uppskattningen. Den bokförs som vanligt i autokonteringen i det nya räkenskapsåret:
Du behöver även föra tillbaka det belopp du preliminärt bokförde upp som en kostnad i samband med bokslutet föregående år. Eftersom kostnaden blev högre än vad beräknat för bokslutet skall endast den del som översteg det som bokades upp vara en kostnad i år. Därför för du tillbaka det beloppet som preliminärt bokades upp. Detta görs i manuell kontering i det nya räkenskapsåret och om vi utgår från exemplet ovan ser den ut så här:
Behöver du lägga upp bokföringskontot 2990 Övriga interimsskulder gör du detta under, Anpassa> Kontoplan> Nytt konto. Se bild nedan för kontoinställning:
Det kan också handla om att en kund till dig betalar en faktura i förskott för en tjänst eller vara som kommer levereras först nästkommande år. En sådan intäkt skall också periodiseras och kallas för förutbetald intäkt. Detta är vanligast i föreningsvärlden, där man ofta hanterar medlemsavgifter som är inbetalda på “fel sida” året. Bokföringen av detta fungerar i princip på samma sätt som det gör för upplupna kostnader, men med skillnaden att du börjar med att bokföra själva inbetalningen.
När du periodiserar en intäkt är det viktigt att momsen hamnar på “rätt” sida året. “Rätt” sida året i det här fallet är den period då intäkten blev inbetald. Därför rekommenderar vi att du skapar ett separat bokföringskonto utan moms för periodiseringen av intäkten. Du kan se inställningarna för det konto vi rekommenderar längre ner i artikeln.
När en förutbetald intäkt uppstår innebär det att du fått in pengar innan tjänsten/varan levererats. När du får händelsen i din autokontering bokför du det som vanligt mot det konto du brukar lägga den typen av intäkt på. Du tar även med momsen när du får inbetalningen, eftersom momsen skall följa inbetalningen i det här fallet.
Däremot ska intäkten i det här fallet inte påverka årets resultat, eftersom den gäller för nästkommande år. Därför behöver du minska resultatet. Detta görs i en manuell kontering i det räkenskapsår som avslutas och görs exklusive moms:
För att du skall få med intäkten på rätt år för du sedan tillbaka den när du öppnat upp det nya året (även här exklusive moms). Detta görs i en manuell kontering i det nya räkenskapsåret:
När du periodiserar en intäkt är det viktigt att du i bokslutet bokför den på ett intäktskonto utan moms.
Om du har en enskild firma och ska använda vårt tillval NE-export för att skapa din NE-bilaga måste du använda det intäktskonto du brukar bokföra försäljning på (ex 3010 eller 3040). Kontot måste ha momsinställning "Tillåts" eftersom du måste ta bort momskoden i de manuella konteringarna.
Övriga bolagsformer kan använda ett särskilt konto för periodiserade intäkter; konto 3090. om du inte har kontot i din kontoplan kan du lägga till under Anpassa > Kontoplan > Nytt konto, och skall då se ut så här:
När man pratar om förutbetalda kostnader handlar det om kostnader du betalat i år, men som skall bokföras som kostnad först nästa år. Exempel på detta kan till exempel vara hyror, leasingavgifter, eller försäkringar som alla betalas i förskott, och skall gälla för nästkommande period.
Det finns två olika alternativ när det kommer till att bokföra en förutbetald kostnad:
Alternativ 1: Justera i samband med bokslut
I det här alternativet bokför du kostnaden i autokonteringen mot det kostnadskonto som det skall tillhöra. Du behöver då göra en justering i bokslutet för att flytta över kostnaden till rätt år.
I autokonteringen bokförs kostnaden som vanligt direkt mot kostnadskontot:
I samband med bokslutet minskar du sedan kostnaden per den sista dagen på räkenskapsåret, för att den inte skall påverka årets resultat. Detta görs i en manuell kontering i det räkenskapsår som avslutas:
Per den första dagen i det nya räkenskapsåret flyttar du sedan tillbaka kostnaden, för att den skall tas upp som kostnad under året. Detta görs i en manuell kontering i det nya räkenskapsåret:
Alternativ 2: Bokför som interimfordring direkt
Använder du dig av det här alternativet bokför du istället kostnaden som en tillgång direkt när du betalar ut pengarna. Detta görs direkt i autokonteringen i det räkenskapsår som avslutas:
Per den första dagen nästa år bokför du sedan upp kostnaden. Detta görs i en manuell kontering i det nya räkenskapsåret:
Behöver du lägga upp bokföringskontot 1790 Övriga förutbetalda kostnader o upplupna intäkter gör du detta under Anpassa> Kontoplan> Nytt konto. Se bild nedan för kontoinställning:
OBS! Du bokför bara bort kostnaden från det räkenskapsåret kostnaden inte ska vara på. Momsen lyfter du det året du har betalat själva fakturan. Observera att det kan vara specialregler kring momsen på olika typer av förutbetalda kostnader. För att det hela skall bli rätt för dig rekommenderar vi at du tar hjälp av en konsult om frågor uppstår kring detta.
Upplupna intäkter är intäkter som är upparbetade, men av någon anledning inte kommer att bli fakturerade förrän det nya året börjat. Själva fakturan bokförs då som vanligt när du får in pengarna, men viss justering behöver göras i bokslutet.
Steg ett blir alltså att du bokför kundinbetalningen som vanligt i det nya räkenskapsåret, när du får in pengarna. Detta görs i autokonteringen:
I bokslutet bokar du upp försäljningen exklusive moms och utan momskod. Detta görs under räkenskapsåret där själva arbetet utfördes, eftersom det är på det året själva försäljningen skall redovisas. Viktigt här är att man använder ett konto utan momskod (eftersom momsen tas upp i samband med att du får betalt). Detta görs i en manuell kontering i det räkenskapsår som avslutas:
I januari behöver du sedan minska försäljningen exklusive moms som du bokförde i samband med bokslutet. Detta för att intäkten inte skall finnas med i din bokföring två gånger (i båda räkenskapsåren). Detta görs i en manuell kontering i det nya räkenskapsåret:
Kommentarer