NE-export i SpeedLedger e-bokföring

Innan du börjar med själva NE exporten bör du gå igenom att allt är klart i bokföringen. Vår checklista sammanfattar de viktigaste sakerna att kontrollera.

Tänk på att stämma av de utgående saldon som visas i Balansrapporten under rubriken 'Kassa och bank' att de stämmer med det som faktiskt finns på företagets bankkonto/n och eventuell kontantkassa vid årets slut.

Det första du behöver göra är att fylla i vilken typ av verksamhet du bedriver, alltså verksamhetens art. Tänk på att hålla beskrivningen kort, tex detaljhandel, frisör, konsultverksamhet osv. Du behöver även fylla i postkod och postort samt kontrollera att du är i det räkenskapsår du vill deklarera för. 

Det är även i denna vyn du hittar länken till checklistan som är ett hjälpmedel för dig i ditt årsavslut. I checklistan hittar du förklaringar över vad som behövs göras samt vad som kan behövas göras för att ditt årsbokslut ska bli så korrekt som möjligt. Detta är viktigt eftersom det är din bokföringsdata som finns i programmet som funktionen hämtar och baserar sina förslag på kategorier där siffrorna skall hamna. Klicka på knappen Checklista för att komma till artikeln. När du gjort eventuella kompletteringar och känner dig klar klickar du på nästa steg och kommer då till sidan där du kan verifiera dina uppgifter.

I vyn Verifiera uppgifter kommer du se vilken kategori programmet föreslår för de summor som finns på dina bokföringskonton. Här är det viktigt att du själv kollar så att det ser rimligt ut, då funktionen baseras på vad baskontoplanen säger att dessa skall vara i för kategori. Om du inte använt ett bokföringskonto på samma sätt som standardkontoplanen behöver du byta/placera kontot i rätt kategori.

Ett konto som alltid hamnar som okategoriserat är konto 3740 Öresutjämning. Detta eftersom kontot ligger utanför SRU-kopplingarna och behöver därmed kopplas manuellt. Om du har momspliktig verksamhet väljer du kategorin "Försäljning och utfört arbete samt..." och om du har momsfri verksamhet väljer du kategorin "Momsfria intäkter". Du ändrar genom att klicka på 'Ändra' (pennan) och väljer sedan rätt kategori.

Denna vyn visar förstasidan på NE-bilagan, vilket är dina tillgångar, skulder, intäkter och kostnader. Det är alltså viktigt att du själv kontrollerar att alla dina bokföringskonton placerats i rätt kategori eftersom det är ditt ansvar att det du deklarerar blir rätt. Om något av dina konton hamnat fel behöver du ändra kategori och om du skulle ångra ditt val så klickar du på återställ så återställs kategorin som den var från början. 

Om du har periodiserat intäkter vid årsskifte behöver du dubbelkolla ifall det totala beloppet i rubriken "Intäkter" är negativt och i sådana fall flytta den periodiserade intäkten till kategorin "Övriga externa kostnader" istället. Om du har periodiserat kostnader eller ökat ditt varulager vid årsskifte behöver du dubbelkolla ifall det totala beloppet i rubriken "Kostnader" är positivt och i sådana fall flytta den periodiserade kostnaden/förändringen av varulager till kategorin "Försäljning och utfört arbete" (om du är momsbefriad väljer du istället kategorin "Momsfria intäkter").

Mer ingående information och deklarationsanvisningar för enskild firma finns i Skatteverkets broschyr SKV 283.

Det är viktigt att du kontrollerar om ett bokföringskonto behöver ändra kategori eftersom kopplingen baseras på en kopplingstabell och inte tar hänsyn till om kontot har ett plus- eller minussaldo. Ett exempel är att om du har ett plussaldo på 2650 redovisningskonto för moms (vilket innebär att du skall få tillbaka moms från skatteverket), skall den flyttas till kategorin "Övriga fordringar" istället då det inte är en skatteskuld utan en skattefordran istället. Om du känner dig osäker på vilken kategori ett visst bokföringskonto bör hamna under så kan du kika i de kopplingstabeller som finns här för NE bilagan. 

Det är också viktigt att du kontrollerar att dina intäkter och kostnader hamnar i rätt kategori om du har använt flera olika konton eller skapat egna konton. De konton funktionen inte kan koppla till någon kategori hamnar under okategoriserade och du behöver själv ta reda på vart den skall hamna. 

OBS! Om du bokfört ej avdragsgilla kostnader behöver du redovisa dessa på sidan 2 Skattemässiga justeringar i NE-bilagan på Skatteverket då dessa kostnader inte får påverka det skattemässiga resultatet.

Under verifiera uppgifter kan du alltid spara ditt arbete, för att gå ur funktionen och sedan komma tillbaka igen. Om du gjort någon ändring i bokföringen kommer du få en fråga om att uppdatera dina saldon. När du känner dig klar så klickar du i rutan för att du intygar att allting är i enlighet med god bokföringssed för att kunna komma vidare.

Nu är du klar kan du ladda ner filen som finns under steg 1, för att sedan importera den hos Skatteverket i steg 2. Filen är enbart en fil med ren data och skall inte öppnas utan spara enbart ner den på din dator så att du sedan kan importera den på Skatteverkets hemsida. Om man inte själv ställt in webbläsaren att spara filer på något personlig ställe så sparas filen blanketter.sru ner till hämtade filer på din dator.

När du importerat filen inne på Skatteverket kan du göra dina eventuella skattemässiga justeringar för att komplettera din deklaration.

Se bilderna nedan hur du skall klicka för att logga in i e-tjänsten samt ladda upp filen. Tänk på att filen du laddar ner från steg 1 INTE går att öppna, utan man ska bara ladda ner den och sedan ladda upp den på Skatteverket.

1. Logga in i e-tjänsten "Inkomstdeklaration 1" via knappen Inloggning: 

2. Välj "Bilagor":

3. Klicka på "Importera (NE, NEA, N8):

4. Klicka på "Välj fil" för att ladda upp filen (filnamn är blanketter.sru):

5. När du laddat upp filen behöver du dubbelkolla de skattemässiga justeringarna (egenavgifter mm). Detta gör du genom att klicka på "Beräkning av skattemässigt resultat":

De skattemässiga justeringarna (ruta R12-R48) är inte en del av bokföringen så uppgifterna importeras därmed inte via filen från SpeedLedger (trots att den har status "Klart") utan du behöver själv dubbelkolla om du behöver lägga in något. Mer om skattemässiga justeringar kan du läsa på Skatteverkets hemsida: Skattemässiga justeringar.