Interna hjälpcentret

Skicka e-faktura

Artikeln uppdaterades

Från och med den 1 april 2019 kommer du behöva skicka dina fakturor till den offentliga sektorn som e-faktura. Detta gäller de nya upphandlingar som görs efter 1 april, vilket innebär att du som har ett avtal med offentliga sektorn, så som kommuner, landsting och staten inte behöver oroa dig för detta förrän det avtalet löper ut.

För att underlätta lanserar vi successivt en funktion för dig som har faktureringen via programmet: Skicka faktura som e-faktura. Själva distribueringen av e-fakturan kommer skötas av vår samarbetspartner. Att skicka en e-faktura kostar 3 kr/faktura.

Har du Swedbank eller någon av Sparbankerna hänvisar vi dig istället till e-faktura via Swedbank/sparbankerna. 

Hur gör jag för att skicka en e-faktura? ▾

För att skicka en e-faktura gör du precis som när du skapar en faktura till dina kunder. Dock är det viktigt att vissa rutor är ifyllda på rätt sätt när du skapar fakturan.

För att mottagaren ska kunna matcha fakturan mot en order i sitt system behöver fakturan innehålla en orderreferens. Denna orderreferens tas i första hand från fältet Märkning. Är det fältet tomt så används istället fältet Er referens, och i tredje hand själva organisationsnamnet. Det viktiga är att du som ställer ut fakturan är överens med din kund kring vad som skall användas som referens i fältet Märkning. För att du skall kunna skicka iväg en faktura som e-faktura kan du heller inte ha klickat i inklusive moms

Er referens: Här anger du mottagaren av fakturan. Detta kan vara en kombination av bokstäver eller siffror som du kan få av köparen. Är inte fältet Märkning ifyllt kommer denna ruta användas istället. 

Märkning: Här avtalar du och köparen vad som skall stå. Det kan vara till exempel kostnadsställe eller dylikt, eller så kan rutan vara tom. Viktigt är att rutan överensstämmer med vad som är avtalat mellan er. Det som fylls i i denna ruta blir orderreferensen.

e-fakturaadress: Här fyller du i det PEPPOL/GLN-nummer organisationen som du skall skicka fakturan till har. Den kan du ofta få från den organisation du skall fakturera. 

Beställarreferens: justeras i rutan märkning

Orderreferens: Har du en orderreferens din kund vill att du skall ange skriver du in den i den här rutan.

Ska_rmavbild_2019-10-22_kl._15.36.27.png

När fakturan sedan är sparad och du kommer till vyn för att granska fakturan kan du välja att skicka den som e-faktura: Ska_rmavbild_2019-04-12_kl._14.23.57.png

 

 

När fakturan sedan skickas iväg får du sedan upp en ruta där du behöver godkänna kostnaden för att fakturan skall skickas iväg: 

Ska_rmavbild_2019-05-24_kl._13.22.57.png

Vanliga frågor och svar kring e-faktura ▾

Vad kostar det att skicka en e-faktura? 

  • Kostnaden är 3 kr per skickad faktura som lämnat våra system.

 

Varför kostar det att skicka e-faktura?

  • E-fakturan kostar 3 kr på grund av att vi använder oss av en underleverantör för att skicka iväg e-fakturorna. Dessa 3 kr är till för att i sin tur täcka upp den kostnaden och även en del av de utvecklingskostnader vi har haft.

 

Kostar det även om fakturan inte når sin mottagare? 

  • Vi vill allra helst debitera dig som kund när du fått ut värdet av den tjänst vi erbjuder. I och med att e-faktura i Sverige inte är ett system som ännu nått sin fulla potential har vi valt att inte debitera förrän vi ser att e-fakturan lämnat de system vi har kontroll över. Skickar du fakturor via PEPPOL innebär det när e-fakturan skickats ut i PEPPOL-nätverket. Skickar du till andra företag via vår underleverantör tillkommer 3 kr per e-faktura när vi får en kvittens från vår underleverantör.

 

Vad händer om min sändning misslyckas?

  • Om e-fakturan inte kan nå mottagaren kommer SpeedLedgers tekniska support få ett automatiskt meddelande. De påbörjar då en felsökning, och kommer därefter kontakta dig om det behövs några åtgärder från din sida eller för att skicka fakturan igen.

 

Hur faktureras kostnaden för e-faktura?

  • Kostnaden för att skicka e-fakturor faktureras i efterhand och kommer finnas med på din nästa faktura du får från oss.

 

Ingår kostnaden för e-faktura i priset för faktureringsmodulen?

  • Att skicka e-faktura (3kr) ingår inte inom priset för faktureringsmodulen. 
Var denna artikel till hjälp?
0 av 0 tyckte detta var till hjälp

Kommentarer