Skicka e-faktura

För att skicka en e-faktura gör du precis som när du skapar en faktura till dina kunder. Det är dock viktigt att vissa rutor är ifyllda på rätt sätt när du skapar fakturan.

För att mottagaren ska kunna matcha fakturan mot en order i sitt system behöver fakturan innehålla en beställarreferens. Denna beställarreferens tas i första hand från fältet Märkning. Om fältet är tomt används istället Er referens, och i tredje hand själva organisationsnamnet. Det viktiga är att du som ställer ut fakturan är överens med din kund om vad som ska användas som referens i fältet Märkning. För att kunna skicka en faktura som e-faktura kan du inte använda rutan Inklusive moms.

Er referens: Här anger du mottagaren av fakturan. Det kan vara en kombination av bokstäver eller siffror som du får av köparen. Är inte fältet Märkning ifyllt kommer denna ruta användas istället. 

Märkning: Här avtalar du och köparen om vad som ska stå. Det kan vara till exempel kostnadsställe eller dylikt, eller så kan rutan vara tom. Viktigt är att rutan överensstämmer med vad som är avtalat mellan er. Det som fylls i rutan blir beställarreferensen.

E-fakturaadress: Här fyller du i det PEPPOL- eller GLN-nummer som organisationen du ska skicka fakturan till har. Denna adress får du från den organisation du ska fakturera. 

Beställarreferens: Justeras i rutan märkning. 

Orderreferens: Om din kund vill att du ska ange en orderreferens skriver du in den i den här rutan.

När fakturan är sparad och du kommer till vyn där du granskar fakturan kan du välja att skicka den som e-faktura:

När fakturan skickas iväg får du upp en ruta där du behöver godkänna kostnaden för att fakturan ska skickas:

Status för dina e-fakturor kan du därefter se i fliken "E-fakturor" på sidan "Hantera fakturor".

Vad kostar det att skicka en e-faktura? 

• Kostnaden är 3 kr per skickad e-faktura som har lämnat våra system.

Varför kostar det att skicka e-faktura?

• E-fakturan kostar 3 kr på grund av att vi använder oss av en underleverantör för att skicka iväg e-fakturorna. Dessa 3 kr är till för att i sin tur täcka upp den kostnaden och även en del av de utvecklingskostnader vi har haft.

Kostar det även om fakturan inte når sin mottagare?

• Vi vill allra helst debitera dig som kund när du fått ut värdet av den tjänst vi erbjuder. I och med att e-faktura i Sverige inte är ett system som ännu nått sin fulla potential har vi valt att inte debitera förrän vi ser att e-fakturan lämnat de system vi har kontroll över. Skickar du fakturor via PEPPOL innebär det när e-fakturan skickats ut i PEPPOL-nätverket. Skickar du till andra företag via vår underleverantör tillkommer 3 kr per e-faktura när vi får en kvittens från vår underleverantör.

Vad händer om min sändning misslyckas?

• Om e-fakturan inte kan nå mottagaren kommer SpeedLedgers tekniska support få ett automatiskt meddelande. De påbörjar då en felsökning, och kommer därefter kontakta dig om det behövs några åtgärder från din sida eller för att skicka fakturan igen.

Hur faktureras kostnaden för e-faktura?

• Kostnaden för att skicka e-fakturor faktureras i efterhand och finns med på nästa faktura du får från oss.

Ingår kostnaden för e-faktura i priset för faktureringsmodulen?

• Att skicka e-faktura (3 kr) ingår inte i priset för faktureringsmodulen. 

Kan jag skicka e-faktura i annan valuta än SEK?

• Nej, i dagsläget går det endast att skicka e-faktura i SEK.