Vi har nu rullat ut vår nya faktureringsfunktion och i det uppdaterade gränssnittet möts du av ett enklare sätt att jobba. Du hittar Skapa faktura Beta via Fakturering > Kundfakturor (Beta). Just nu kan du skapa standardfakturor* i den nya vyn, medan mer avancerade alternativ som utlandsfakturor och husarbetesfakturor dyker upp lite längre fram – behöver du dessa redan idag går det förstås jättebra att använda den gamla versionen av Skapa faktura.
Innan du skapar din första faktura behöver du gå igenom inställningarna för kundfakturor, klicka på denna länk om du vill läsa mer om detta: Inställningar för kundfaktura.
För att kunna skapa en faktura krävs att du fyllt i nästa fakturanummer samt ditt företags namn och adress i Inställningar för kundfaktura.
När du vill skapa en kundfaktura i Beta versionen behöver du inte ha lagt in kunderna och artiklarna i förväg utan du kan ange uppgifterna direkt på fakturan. Vi rekommenderar dock att spara återkommande kunder och artiklar för en smidigare fakturahantering. Informationen sparas då till kund- och artikelregistret och kan återanvändas när du skapar nya fakturor.
I Beta versionen är det inte möjligt att spara fakturan som öppen utan du kan istället välja att spara fakturan som ett utkast eller låsa och skicka via e-post/ladda ner som PDF. Om du väljer att spara fakturan som ett utkast kan du fortsätta redigera utkastet tills du väljer att låsa och skicka via e-post/ladda ner som PDF, alternativt slänga utkastet. Värt att veta är att alla ändringar som görs i fakturan autosparas och kan inte ångras.
Fakturor som skapats i Beta versionen hamnar både i listan över fakturor i Fakturering > Hantera fakturor samt i Fakturering > Kundfakturor (Beta), med undantag från utkast som enbart visas i Kundfakturor (Beta).
Om du kopierar eller krediterar en faktura som skapats i Beta kommer eventuella enheter inte komma med på den nya fakturan. Detta eftersom enheter inte finns i den gamla versionen.
Här nedan kan du läsa mer om de olika delarna i Skapa faktura Beta:
Börja med att välja vilken fakturatyp du vill skapa:
Standardfaktura med svensk moms: En sk vanlig faktura när du ska fakturera med eller utan svensk moms. Kan även användas i de fall du fakturerar en utländsk privatkund där du ska redovisa svensk moms.
Kontantfaktura (kvitto): KOMMER SNART En kontantfaktura används när kunden betalar direkt vid köptillfället (t ex med Swish). En kontantfaktura räknas som betald när du skapar fakturan, och kan inte prickas av/matchas eftersom du fått betalt kontant direkt vid köptillfället.
Faktura för kunder utanför Sverige: KOMMER SNART En faktura med omvänd skattskyldighet där köparen i det andra landet är den som redovisar och betalar momsen. Vid försäljning inom EU måste köparen vara ett företag, och både ditt och köparens giltiga momsregistreringsnummer (VAT-nummer) måste finnas med på fakturan.
Faktura för byggbranschen med omvänd betalningsskyldighet: KOMMER SNART En faktura med omvänd moms där köparen är den som redovisar och betalar momsen. För att detta ska gälla måste både säljare och köpare vara verksamma inom byggbranschen samt köparens momsregistreringsnummer måste finnas med på fakturan.
Faktura för hushållsnära tjänster (ROT/RUT/Grön teknik): KOMMER SNART En faktura som används när kunden har rätt till skatteavdrag för utfört arbete. Fakturan måste specificera arbetskostnad och materialkostnad separat eftersom avdraget endast gäller arbetet. Kundens personnummer och fastighetsbeteckning/lägenhetsnummer måste finnas med på fakturan.
För dig som inte är momspliktig finns det tre fakturatyper att välja mellan;
Standardfaktura, Kontantfaktura (kvitto) samt Faktura för hushållsnära tjänster (ROT/RUT/Grön teknik).
| Observera att för att kunna skapa en "Standardfaktura med svensk moms" med en befintlig kund från kundregistret behöver kunden ha inställning Enligt inställning på varje fakturarad i kundkortet om andra typer av funktioner aktiverats i Inställningar för kundfaktura > Aktivering (som t ex "Försäljning till utlandet"). |
Du kan antingen välja en befintlig kund från kundregistret eller skapa en ny kund.
Välj en befintlig kund: Om kunden du vill fakturera finns upplagd i ditt kundregister kan du välja kunden genom att söka i fältet där det står "Välj kund". Det går att söka på namn eller kundnummer, eller scrolla i listan som visar dina kunder.
Skapa ny kund: Om kunden du vill fakturera inte finns upplagd i ditt kundregister kan du skapa en ny kund. Vissa fält är obligatoriska för att kunna skapa en ny kund medans andra fält är frivilliga.
• Förklaring till fälten i kundkortet ▾
Här följer en lista över de olika fälten i kundkortet och vad de innebär. Obligatoriska fält är markerat med en asterisk.
Kundtyp Företagskund / Privatkund*: Välj om din kund är ett företag eller en privatperson.
Företagsnamn/Namn*: Här fyller du i kundens företagsnamn (företagskund) eller för- och efternamn (privatkund).
Kundnummer(*): Om du väljer att spara kunden till kundregistret blir detta fält obligatoriskt.
Momsreg.nummer(*)/Personnummer(*): Här fyller du i kundens momsregistreringsnummer (företagskund) eller personnummer (privatkund). Detta fält är obligatoriskt om din kund är en näringsidkare inom EU eller om fakturan avser husarbete.
Kund är näringsidkare inom EU: Kryssas i om din kund är ett företag inom EU och omvänd skattskyldighet ska tillämpas. När rutan kryssas i blir fältet för Momsreg.nummer obligatoriskt. Detta eftersom det är ett krav att uppge momsreg.nummer på den periodiska sammanställningen som lämnas till Skatteverket.
Faktura- och leveransadress
Adress: Här anger du kundens gatuadress och eventuell c/o.
Postnummer: Här anger du kundens postnummer.
Postort: Här anger du kundens postort.
Land: Här anger du kundens land.
Annan leveransadress: Här har du möjlighet att ange annan leveransadress.
Kontaktuppgifter
E-post: Här anger du kundens e-postadress. Om du väljer att skicka fakturan med e-post är det till denna e-post fakturan skickas. (Du har även möjlighet att ändra till vilken e-post fakturan ska skickas precis innan fakturan skickas).
Telefon: Här anger du kundens telefonnummer.
Betalningsinformation
Betalningsvillkor (dagar): Här anger du hur många betaldagar kunden ska ha. Fältet är förifyllt med det antal dagar som du uppgett i inställningar för kundfaktura.
Faktureringsavgift (ex. moms): Här anger du eventuell faktureringsavgift kunden ska ha. Fältet är förifyllt med det belopp du uppgett i inställningar för kundfaktura.
Valuta: Här kan du välja vilken valuta som fakturan ska skickas i (förinställd på SEK).
Kundrabatt: Här anger du om kunden ska ha någon rabatt (%). Det är även möjligt att senare ändra rabatten på en eller flera fakturarader när fakturan skapas.
Referens
Vår referens: Det avsändande företagets referens.
Er referens: Den mottagande partens referens.
Märkning: Specifik information, oftast en referens, beställar-ID eller ett projektnummer, som talar om vem hos mottagaren som ska ta emot och godkänna fakturan.
E-faktura uppgifter
E-fakturaadress (GLN/PEPPOL-ID): Ett PEPPOL-ID består av ett 13-siffrigt GLN-nummer eller ett 10-siffrigt organisationsnummer. Exempel:
• GLN: 0088:947128721458
• Organisationsnummer: 0007:5599446723
Husarbete
Här anger du om kund har en Bostadsrätt eller en Fastighet samt organisationsnummer + lägenhetsnummer eller fastighetsbeteckning.
Leverans
Leveransvillkor: Här anges ansvarsfördelningen mellan säljare och köpare vid transport av varor. Ett exempel på leveransvillkor är "Fritt vårt lager" vilket avser leveransvillkor där risken av leveransen övergår till köparen när en beställd vara lämnar ditt lager.
Övrigt
Fakturaspråk (Välj språk): Här väljer du vilket språk fakturan ska skickas på (förinställd på Svenska). Tillgängliga språk är svenska och engelska. Observera att namn på artiklar och eventuell fritext inte uppdateras till engelska om de sparats på svenska.
Spara kunden till kundregistret: Kunden sparas i ditt kundregister om rutan är markerad.
När du valt en kund finns det möjlighet att redigera kundens uppgifter eller byta kund. För att redigera kundens uppgifter klickar du på pennsymbolen.
| Observera att om du byter kund kommer kunduppgifterna på fakturan att uppdateras enligt den nya kundens inställningar. |
Språk: Fakturan skickas på det språk som väljs här. Fältet är förifyllt med det språk som valdes i kundkortet. Om språk ändras i detta steg sparas det inte på kunden. Tillgängliga språk är svenska och engelska. Observera att namn på artiklar och eventuell fritext inte uppdateras till engelska om de sparats på svenska.
Valuta: Fakturan skickas på den valuta som väljs här. Fältet är förifyllt med den valuta som valdes i kundkortet. Om valutan ändras i detta steg sparas det inte på kunden.
Kurs: Väljer du en annan valuta än svenska kronor behöver du också fylla i dagens valutakurs. Tänk på att det är vad valutan är i SEK, ex. 1 EURO = 11.1955. Den aktuella kursen finns på Riksbankens hemsida. Om du skapar fakturan med artiklar från artikelregistret kan du välja att artikelns pris omräknas enligt den angivna valutan. Observera att det enbart gäller de rader som läggs till efter att valet aktiverats.
Fakturarader
Du kan antingen välja en befintlig artikel från ditt artikelregister eller skapa en ny. Det finns även möjlighet att skapa en textrad ifall du vill skriva enbart text.
Sök artikel: Här kan du söka på antingen artikelkod eller benämning.
Ny artikel: Här kan du skapa en ny artikel. Obligatoriska uppgifter för en artikel är Benämning, Á pris och Momssats.
• Förklaring till fälten i artikelkortet ▾
Typ: Välj mellan Vara, Tjänst eller Lokaluthyrning med frivillig skattskyldighet.
Kod: Här anger du eventuell artikelkod.
Benämning*: Textruta för beskrivning av varan eller tjänsten (max 320 tecken).
Antal: Fält där du anger antal (kan inte vara 0).
Enhet: Här kan du välja om du vill ange någon enhet för artikeln t.ex. styck, timmar eller förpackning. (Sparas inte till kundregistret).
Á-pris*: Fält för pris per enhet. Här kan du via reglaget ovanför fältet välja om priset är exklusive moms eller inklusive moms.
Moms*: Ange vilken momssats artikeln har. Följande val finns att välja mellan:
25% ,12% , 6% , 0% (intäkten med på skattedeklarationen) samt
-- (visas ej på skattedeklarationen)
Bokföring & kategorisering
Bokföringskonto: Här väljer du vilket konto du vill använda för bokföring. Det förvalda kontot är det du valt som standardkonto för fakturerad försäljning i Kontokopplingar > Kundfakturor.
Resultatgrupp: Visas enbart om du har aktiverat resultatgrupp/er på det valda bokföringskonto.
Spara artikeln till artikelregistret: Artikeln sparas i ditt artikelregister om rutan är markerad.
Summeringsvy: Här ser du summeringen av fakturaraden (antal x pris varav eventuell moms).
Textrad: Med denna knapp kan du skapa en rad med enbart text.
Exkl moms/Inkl moms: Välj om du vill visa priserna exklusive eller inklusive moms på fakturaraderna på fakturan. Vanligast är att visa priser exklusive moms för företag och inklusive moms för privatpersoner.
Visa artikelkod på fakturan: Om fakturan skapas med artiklar som har en artikelkod kan du välja ifall du vill visa eller dölja kolumnen med artikelkod på fakturan.
Via de 3 punkterna hittar du en meny där du kan redigera en rad (modal öppnas), ta bort en rad eller flytta en rad:
Villkor och fakturainformation▾
Uppgifterna som visas i dessa fält är den information som du uppgett på kunden. Du har möjlighet att göra ändringar i dessa fält men observera att ändringar i dessa fält påverkar enbart den aktuella fakturan och sparas därmed inte på kunden.
Fakturadatum: Här anges fakturadatum för fakturan. Systemet anger dagens datum per automatik.
Betalningsvillkor: Här anges hur många dagar kunden har på sig att betala fakturan. Systemet anger det antal dagar som lagts in på kundkortet för den valda kunden. Det är möjligt att ändra antal dagar i detta fält men observera att ändringen enbart gäller för den aktuella fakturan och sparas därmed inte på kundkortet.
Förfallodatum: Här ser du när fakturan förfaller till betalning vilket är summan av fakturadatum + betalningsvillkor. Detta fält är inte möjligt att redigera så om du vill ändra förfallodatum behöver du ändra betalningsvillkoret.
Vår referens: Här anges eventuell referens för den som ställer ut fakturan. Systemet anger det som lagts in i inställningar i kundfaktura om ingen ändring gjorts i detta fält i kundkortet för den valda kunden. Om annan referens lagts in i kundkortet är det den som anges. Det är möjligt att ändra referens i detta fält men observera att ändringen enbart gäller för den aktuella fakturan och sparas därmed inte på kundkortet.
Er referens: Här anges eventuell referens för den som mottager fakturan. Systemet anger det som lagts in i kundkortet för den valda kunden. Det är möjligt att ändra referens i detta fält men observera att ändringen enbart gäller för den aktuella fakturan och sparas därmed inte på kundkortet.
Märkning: Här anges eventuell märkning för den som mottager fakturan. Systemet anger det som lagts in i kundkortet för den valda kunden. Det är möjligt att göra ändringar i detta fält men observera att ändringen enbart gäller för den aktuella fakturan och sparas därmed inte på kundkortet.
Bilagor till fakturan kommer snart▾
Funktionen att bifoga bilagor till en faktura kommer vara möjligt längre fram.
Det finns två olika alternativ som leveranssätt; att skicka fakturan som e-post eller att ladda ner fakturan som PDF. I båda fall så sparas fakturan i underlagshanteraren (ej för dig som har fristående fakturering) och får namnet "Faktura + fakturanumret".
Lås och skicka som e-post: I samband med att du ska skicka din faktura har du möjlighet att ändra e-postadress till en annan än den som du lagt in på kunden. Fakturan skickas då till den senast angivna e-postadressen. Texten som visas i rutan "Meddelande" är den som du lagt in i Inställningar för kundfaktura > E-post. Du har även här möjlighet att redigera meddelandet som skickas med den aktuella fakturan.
Lås och ladda ner som PDF: Istället för att skicka fakturan via e-post finns valet att ladda ner den som PDF.
| Observera att fakturan låses när du klickar på Bekräfta. Detta innebär att det inte är möjligt att göra ändringar i fakturan i efterhand. |
En ny funktion i Skapa faktura (Beta) är möjligheten att spara fakturan som ett utkast som du kan du fortsätta redigera vid ett senare tillfälle. Utkastet får inte något fakturanummer vilket ger dig möjlighet att slänga utkastet om du vill. Värt att veta är att alla ändringar som görs i fakturan autosparas och kan inte ångras.
I sammanfattningen kan du se vilken kund som valts, fakturadatum och förfallodatum samt en summering av det som lagt in i fakturaraderna. Du har möjlighet att se ett utkast av hela fakturan (PDF) genom att klicka på ikonen som ser ut som ett öga.
Här är ett exempel på hur sammanfattningen kan se ut:
* = För att kunna skapa en "Standardfaktura för svenska kunder" med en befintlig kund från kundregistret behöver kunden ha inställning Enligt inställning på varje fakturarad i kundkortet om andra typer av funktioner aktiverats i Inställningar för kundfaktura > Aktivering (som t ex "Försäljning till utlandet").
Kommentarer