Matcha inbetalning med kundfaktura

Börja först med med att skapa din faktura via Fakturering > Skapa faktura.

Under Fakturarader fyller du i de artiklar och textrader du vill ha med på fakturan. Om du redan lagt till artikeln hittar du den via Sök. Klicka på Mer om du vill ändra inställningar på artikelraden.

Via Mer kan du fylla i det bokföringskonto och den momssats som fakturan ska bokföras emot.

Om du inte väljer ett bokföringskonto på varje artikel/fakturarad så bokförs fakturan mot det bokföringskonto som är kopplat till fakturerad försäljning under Anpassa > Kontokopplingar. 

I denna artikel kan du läsa mer ingående hur du skapar en faktura: Skapa faktura

För att matcha en inbetalning i autokonteringen med en eller flera kundfakturor klickar du i kontorutan och väljer Mot faktura, alternativt klickar på den grå knappen 'Välj faktura':

Högst upp ser du datum, text och summan som du fått inbetald på ditt bankkonto. Här visas dina obetalda, låsta kundfakturor i ordning utifrån deras fakturanummer. För att se eventuella öppna fakturor behöver du klicka på 'Visa öppna fakturor'.

Du kan söka upp rätt faktura antingen via kundnamn, fakturanummer eller belopp. 

 

Markera antingen en eller flera fakturor beroende på vad inbetalningen består av. Vid Kvar att matcha visas hur stort fakturabelopp du har kvar att matcha innan du är klar.

När alla fakturor är valda kommer beloppet Kvar att matcha vara 0 kr.

När du matchat klar klickar du på Matcha mot inbetalning för att se en sammanställning över vilka fakturor som kommer att matchas. Klicka på Matcha för att slutligen matcha fakturorna.

Det är när du matchat fakturorna som inbetalningen bokförs och fakturorna markeras som betalda. I autokonteringen ser du verifikationsnumret ute till höger på raden (A5 i detta fall):

Det händer att man får delbetalningar från kund för en faktura. När en faktura delbetalas måste matchningen ske via knappen Mer > Avancerad kontering i autokonteringen.

Hur bokföringen sker beror på om du har kontantmetoden eller faktureringsmetoden. 

Kontantmetoden:

Om hela fakturan ska bokföras på ett enda konto med en och samma momssats kan du avmarkera "Dela upp konteringen enligt fakturans uppbyggnad vid matchning av fakturor". Då används det konto som är valt för fakturerad försäljning i Kontokopplingar vilket vanligtvis är konto 3010. Om du vill att fakturan bokförs efter hur den skapades (olika bokföringskonton och/eller olika momskoder) låter du rutan vara markerad.

I rutan Konto väljer du den eller de fakturor som inbetalningen avser. (Observera att fakturan behöver vara låst för att kunna prickas av). 
Du behöver därefter justera beloppet i kredit på fakturan som är delbetald så att det stämmer överens med det som kunden betalat. Om du avmarkerat "Dela upp konteringen enligt fakturans uppbyggnad vid matchning av fakturor" svarar du ja på frågan om vill autofördela moms (om du är momspliktig). Om fakturan ska bokföras på olika bokföringskonton och/eller olika momskoder behöver du räkna ut hur mycket som ska prickas av i proportion till det som kunden betalat. Enklast är att ta fram beloppet inkl. moms, lägga det i kredit på raden för det aktuella kontot och därefter låta programmet autofördela momsen.

Faktureringsmetoden:

Om du har faktureringsmetoden så kommer istället fakturanumret visas i rutan längst till vänster och delbetalningen räknas av från 1510 Kundfordringar.

I exemplet nedan visar vi hur det ser ut när man har kontantmetoden. 

1. Välj fakturan:

2. Justera beloppen till det som kunden betalat, i exemplet nedan har kund betalat 9 500kr som delbetalning för en faktura på 14 900kr. Om fakturan ska bokföras på olika konton och/eller olika momskoder behöver du räkna ut hur mycket som ska prickas av i proportion till det som kunden betalat. Enklast är att ta fram beloppet inkl. moms, lägga det i kredit på raden för det aktuella kontot och därefter låta programmet autofördela momsen. I exemplet nedan har vi lagt in 7 700kr inkl. moms på konto 3310 och autofördelat momsen samt 1 800kr inkl. moms på konto 3010 och autofördelat momsen. 

 

 
3. När konteringen är klar klickar du på Spara. Du får då frågan om du vill markera fakturan som fullbetald. Eftersom det rör sig om en delbetalning av fakturan väljer du Nej. I kontantmetoden är det viktigt att momsen bokförs, om det är moms på din försäljning.

Dubbelkolla att beloppet som prickas av är det som kunden betalat och bekräfta med OK:

Nu visas en bekräftelse att fakturan har prickats av med den summa kunden betalade:

Det restbelopp som kunden har kvar att betala ser du sedan under Fakturering > Hantera fakturor > Obetalda.

 

När du sedan får nästa delbetalning av kunden går du tillväga på samma sätt som ovan. 

Obs: Detta gäller enbart om kreditfakturan ska matchas mot dess originalfaktura. Detta skall alltså inte göras om din kund redan betalat fakturan. Om betalning skett och fakturan senare krediteras ska kreditfakturan matchas mot återbetalningen till kunden.

För att matcha kreditfakturan mot dess originalfaktura gör du följande:

Gå till Bokföring > Fler konteringsval > Manuell kontering. Börja med att välja verifikationsserie och det datum du vill bokföra avprickningen av fakturorna på. Skriv en lämplig text och om du har kontantmetoden avmarkerar du "Dela upp konteringen enligt fakturans uppbyggnad vid matchning av fakturor".

I första kontorutan klicka du på pilen ute till höger. Klicka sedan på Sök faktura att pricka av i rull-listan.

Välj originalfakturan (den som du krediterat).

Var noga med att inte autofördela moms.

Gör sedan samma sak igen fast nu väljer du kreditfakturan istället. Var noga med att inte autofördela moms.

När du valt både originalfakturan och kreditfakturan ska Debet och Kredit ha lika stort belopp.

Slutför genom att klicka på Spara. 

En informationsruta kommer upp som talar om att dina fakturor nu kommer att prickas av samt med vilka belopp.

Klicka på Ok så visas verifikationsnumret. 

 

 

Om du redan bokfört inbetalningen av en faktura men missade att pricka av vilken faktura som betalats så kan du göra det i efterhand via Bokföring > Fler konteringsval > Manuell kontering. 

Börja med att välja verifikationsserie och det datum du vill bokföra avprickningen av fakturorna på. Skriv en lämplig text och om du har kontantmetoden avmarkerar du "Dela upp konteringen enligt fakturans uppbyggnad vid matchning av fakturor".

I första kontorutan klicka du på pilen ute till höger. Klicka sedan på Sök faktura att pricka av i rull-listan.

Välj den faktura du vill pricka av (den som redan är betald). 

Var noga med att inte autofördela moms.

På nästa rad ska du motboka avprickningen. Hur du gör beror på vilken bokföringsmetod du bokför med.

 

Kontantmetoden: Du väljer samma bokföringskonton i Debet som du ser i Kredit, vanligtvis konto 3010. Var noga med att inte autofördela moms om du får frågan.

 

Faktureringsmetoden: Du väljer det fordranskonto som du bokför dina kundfakturor på, vanligtvis konto 1510 Kundfordringar.

 

 

När du klickat på Spara kommer ett meddelande om vilka fakturor och belopp som prickats av.

I nästa steg ser du verifikationsnumret och allt är då klart!

 

 

Om man missat att matcha en inbetalning i autokonteringen mot den faktura som är betald så kan man korrigera verifikationen och matcha den bokförda händelsen mot rätt faktura/fakturor. Tänk på att perioden måste vara öppen. 

Börja med att gå till Bokföring > fler konteringsval > Korrigera verifakation. Hitta verifikationen där du vill matcha kundfakturan. Klicka på verifikationsnumret och välj Korrigera.

När du fått upp konteringen så kan du byta ut kontot på den felaktiga raden genom att istället välja Sök faktura att pricka av under Konto och sedan välja den eller de fakturor som inbetalningen avser. 

När konteringen är komplett så trycker du på nästa får du upp en bekräftelse på vilka fakturor som kommer prickas av. Tryck på OK och godkänn konteringen på nästa sida.